AniCura minskade sina telefonikostnader med 30 procent genom att växla upp till molnet

Om företaget

AniCura är en familj av framstående djursjukhus och kliniker specialiserade på sällskapsdjur. Företaget föddes ur idén att med gemensamma resurser skapa en bättre djursjukvård och grundades 2011 som den första sammanslagningen av djursjukhus i Norden. Inom företaget erbjuds ett stort utbud av medicinska och kirurgiska tjänster.

I Europa finns 350 djurkliniker och djursjukhus som skapar trygghet för djurägare genom hög tillgänglighet och patientsäkerhet. Företagets 7 500 passionerade medarbetare tar varje år hand om tre miljoner patienter.

Utmaningen

AniCura är en imponerande koncern utspridd på 45 olika platser – från Sundsvall i norr till Malmö i söder. 2017 gjorde de ett IT-projekt där målet bland annat var att mottagningarna i högre grad skulle kunna samverka mer effektivt.

“Vår vision är att kunna hjälpas åt mellan regionerna. Har vi specialister tillgängliga i en region men inte i någon annan ska vi enkelt kunna hänvisa dit”, säger Ulf Ståhl, IT-chef på AniCura.

Olika växellösningar i varje region

AniCura hade i stort sett olika växellösningar i varje region. Under projektet bad de både stora och små kliniker att ta fram en kravspecifikation.

“Vårt mål var att alla skulle samlas under en lösning. Detta underlättar samarbetet mellan klinikerna och är mer kostnadseffektivt”, säger Ulf.

Ulf Ståhl, IT-chef på AniCura, säger att han kunnat lämna över mycket av det operativa till Telavox och därmed kunna fokusera på kärnverksamheten och det strategiska arbetet. Fotograf: Daniel Nilsson

Jämförde många telefonileverantörer

Innan den stora planen kunde sjösättas gjorde AniCura en avancerad utvärdering av olika telefonileverantörer. De hade en del krav: Finns det integrationsmöjligheter till andra system? Hur är gränssnittet? Är appen intuitiv och användarvänlig?

“AniCura lade även stor vikt vid leverantörens engagemang under processen – var de tillgängliga? Och vad hade leverantören för angreppssätt och strategi när det kom till implementation och utbildning i systemet? Det var ett viktigt kriterium att få stöd under övergången”, säger Ulf.

Det mest essentiella för Ulf var att leveransen skulle gå så smärtfritt som möjligt.

“Det skapar en trygghetskänsla för de anställda. Telefonin måste fungera när bekymrade djurägare ringer oss. Och första intrycket är avgörande”

Stora besparingar att byta till molnväxel

Efter AniCuras leverantörsutvärdering föll valet på en som stack ut.

“Vi tog fram tre typfall, både små och stora kliniker, och undersökte hur mycket de ringde och så vidare. Vi kollade på kostnaderna för att uppgradera de gamla lösningarna med ny utrustning och molntjänster. Men vi valde till slut Telavox som var bäst prismässigt. Vi såg en stor besparing i att växla upp till molnet och Telavox lösning gav mest för pengarna”, säger Ulf.

Lösningen

Ulf är mycket nöjd med arbetsprocessen från gamla växelsystem till molnbaserade tjänster.

“Omställningar är alltid jobbiga för människor, även om det gamla inte är perfekt vet man i alla fall hur det fungerar. Vi har fått mycket hjälp och stöd från Telavox. De utbildade våra  medarbetare i systemet och om någon velat ha repetition har det aldrig varit några problem”, säger Ulf.

Proaktiv och engagerad leverantör

Ulf säger att projektet varit massivt om inte Telavox haft så proaktiva och engagerade projektledare och säljare som såg till att alla fick vad de behövde – mobiltelefoner eller även softphones? Vilka tekniska lösningar passar för respektive klinik? Hur ser wifi-nätet ut?

“Vi har sparat mycket tid då jag inte behövt vara drivande i projekten. Det har Telavox skött. Vi har istället kunnat ägna oss åt strategi och att vara duktiga beställare. Alla 45 kliniker skulle kontaktas och bli onboardade. Vi kunde bara säga till vår Project Manager, Morgan Arnhed, att nu är det dags för Södertälje. Då ringde han klinikchefen, ställde rätt frågor och rapporterade tillbaka till oss”, säger Ulf.

Resultatet

Sedan AniCura gick över till Telavox säger Ulf att de sparat ansenliga summor pengar och tid.

“Jag estimerar att vi minskat våra telefonikostnader med cirka 30 procent”, konstaterar Ulf.

Finnas inga mellanhänder

Ulf uppskattar att Telavox utvecklar allt själva och därför kan vara mer flexibla gentemot kunderna.

“Det är fantastiskt att vi kan ha en dialog med själva utföraren utan några mellanhänder. När jag besökt Telavox fick jag prata direkt med utvecklingsavdelningen. Integrationsmöjligheten är viktig för oss. Till exempel att kunna integrera mot våra journalsystem med Telavox-appen. I dagsläget har vi inte några specialbyggda integrationer, men jag vet att det är möjligt”, säger Ulf.

Av deras personlige Project Manager får de även tips på hur man kan tillgodose kundernas behov.

“Jag hade en diskussion med vår Project Manager, Morgan. Hur vi kan använda statistikverktyget till att planera bemanning? Är det många samtal under en långhelg? Hur långa är samtalen? All denna data använder vi så att vi har rätt antal medarbetare på plats som kan möta våra kunders behov”, säger Ulf.

Sparat både pengar och tid

Ulf kan varmt rekommendera Telavox till andra företag.

“Vi är väldigt nöjda. Vi har fått en skräddarsydd lösning efter våra anspråk. När vi jämförde leverantörer var Telavox en mycket mindre investering. Inte bara i kronor och ören, utan även i tid och ansträngning. Innovationskraften är imponerande och det finns ett öppet gränssnitt med stor potential. Dessutom är Telavox engagerade i vår affär och vill att vi ska spara så mycket pengar så möjligt genom flexibla avtal med mera.”

Morgan Arnhed, Project Manager på Telavox

“Hela AniCura-projektet har från första dagen varit väldigt spännande och framförallt utmanande. Efter en relativt lång process med många kliniker och uppstarter är det otroligt tilfredsställande att se att hela AniCura är samlade under en och samma lösning. Alla sjukhus, kliniker och kontaktpersoner jag haft kontakt med har varit oerhört engagerande och förväntansfulla inför att äntligen få en enhetlig molnväxel. Och nu är det äntligen verklighet och det gör mig oerhört glad för jag vet att detta kommer underlätta avsevärt för AniCuras medarbetares vardag.”